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Präsentation – professionell präsentieren

Letzte Aktualisierung: 29/07/2015 | Kompetenzen

Definition, Erklärung

An vielen Arbeitsplätzen gehört es mittlerweile zu den normalen Aufgaben, Texte, Diagramme und Bilder in grafisch aufbereiteter Form vor Anderen zu präsentieren. Dazu gehören Darstellungen von eigenen – z.B. ein Business Plan – oder Firmenprodukten, Forschungsergebnisse oder Ergebnisse aus Projekten und Teamarbeiten, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsgrundlagen und Ähnliches. Viele Besprechungen werden eingeleitet durch Präsentationen, über die diskutiert wird bevor eine Entscheidung zu treffen ist. Für Präsentationen hat sich zunehmend der Computer mit der Software Powerpoint von Microsoft als Standard etabliert.

Ziele einer Präsentation:

Kollegen, Chefs, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten

  • informieren
  • überzeugen
  • motivieren

Vorbereitung einer Präsentation:

  • Zielgruppe definieren
  • Ziel der Präsentation festlegen
  • Formulierung der Inhalte
  • Gliederung des Vortrags
  • Unterstützung durch Medieneinsatz, Körpersprache, Vergleiche (Comics, Sprichwörter, Witze, Fragen), und gezieltem Einsatz von Pausen, um Aufmerksamkeit zu erzielen
  • Persönliche Ansprache der Zuhörer (was macht sie betroffen)
  • Einleitung und Schluss überlegen
  • Umgang mit Rück-, Nachfragen, Zwischenfragen

Aufbau einer Präsentation:

  • Vorstellung der eigenen Person mit Namen, sofern nicht bekannt
  • Vorstellung des Themas
  • Einleitung und Hinführung zum Thema
  • Hauptteil mit eigentlichem Inhalt
  • Schluß:
    • Zusammenfassung
    • Weiteres Vorgehen
    • Überleitung zur Diskussion

Medien für Präsentation:

Unterstützen Sie Ihre Präsentation durch den Einsatz verschiedener Medien. Der Zuhörer kann sich dadurch das Gesagte um 30 % besser merken:

  • Overhead-Projektor
  • Flipchart oder Whiteboard
  • Wandplakat
  • Computer mit Präsenationsprogramm, z.B. Powerpoint, und Projektion durch Beamer
  • Video
  • Arbeitsmaterialien, wie Produkte, Flyer

Tipps, Checkliste

  • Verwenden Sie ein Manuskript:
    • Volltextmanuskript
      • vollständig ausformuliert
      • für komplizierte und komplexe Inhalte
      • Achten Sie auf gute Lesbarkeit, optische Gliederung, langsames Lesen und Sprechen, Nummerierung und Heftung
    • Text-/Stichwortmanuskript
      • Im Volltextmanuskript sind Stichwörter markiert
      • Freier Vortrag möglich, bei Unsicherheit Rückgriff auf Volltext
      • Achten Sie auf eine Trennung von Volltext und Stichwort (Vorder- und Rückseite, linke und rechte Seite)
    • Kartenmanuskript
      • Karten im DIN-A5-Querformat statt Volltext
      • Ausformulierung von erstem (Einleitung) und letztem Satz (Schluss), ansonsten im wesentlichen Stichwörter für freien Vortrag
      • Regieanweisungen einbauen
      • Achten Sie auf Übersichtlichkeit, Lesbarkeit, Einsatz von Farben, Nummerierung
    • Stichwortkärtchen
      • Wenige Stichworte zur Gedächtnisstütze
      • Gliederung durch mehrere Kärtchen
      • Achten Sie auf Nummerierung
      • Erfordert Sicherheit im freien Vortrag
  • Überlegen Sie sich gezielt den Einsatz von Medien. Dieser hängt von Ihrem Ziel ab:
    • Zeigen Sie bei einer Produktpräsentation das Produkt real, statt es durch eine Powerpointpräsentation theoretisch zu erklären. Statt dem realen Produkt können Sie auch Modelle, möglicherweise vergrößert, verwenden und damit Eigenschaften, Nutzungsmöglichkeiten zeigen
    • Wenn Sie im Kollegenkreis etwas präsentieren, empfiehlt sich dagegen häufig der Einsatz von Flipchart oder Wandplakat. Dann können in einer sich anschließenden Diskussion Einwände, Kritikpunkte, Fragen oder Ideen hinzugefügt werden
    • Bei der Präsentation vor Auftraggebern oder Vorgesetzten ist die Powerpoint-Präsentation mittlerweile Standard. Überlegen Sie sich, wie Sie sich dabei von den üblichen, gewohnten Powerpoint-Präsentationen abheben können, um Aufmerksamkeit zu erwecken und Ihr Ziel zu erreichen
  • Beachten Sie die Regeln und Kriterien für eine erfolgreiche Präsentation:
    • Setzen Sie wenige Folien ein, die Ihr Gesagtes untermauern, gut lesbar und verständlich sind
    • Strukturieren Sie Ihren Vortrag. Machen Sie möglicherweise zwischendurch Zusammenfassungen
    • Verteilen Sie Ihre Folien in Papierform, damit sich Ihre Zuhörer Notizen machen können
    • Setzen Sie Stimme und Körpersprache gezielt ein. Freundlichkeit, Blickkontakt zum Publikum, genügend laute Stimme, klare Sprache sind dabei von größter Bedeutung
    • Sprechen Sie in der Sprache Ihrer Zuhörer. Fachbegriffe sind bei einem Fachpublikum angebracht, nicht dagegen bei einer öffentlichen Kundenpräsentation
    • Wählen Sie eine passende Kleidung
    • Halten Sie Ihren Vortrag im Stehen, ohne dabei pausenlos hin- und herzulaufen
    • Sprechen Sie ruhig, langsam, mit Betonungen und Pausen
    • Wiederholen Sie Wichtiges
      • mit den gleichen Wörtern, die einprägsam werden wie Werbespots oder
      • verwenden Sie eine andere Ausdrucksform oder
      • fassen Sie das Gesagte zusammen oder
      • richten Sie eine Frage passend zum Gesagten ans Publikum
    • Halten Sie Zeitvorgaben ein und planen Sie Kürzungsmöglichkeiten in Ihren Vortrag ein
    • Machen Sie sich mit den Räumlichkeiten, der Akustik, den Lichtverhältnissen, der Sitzordnung und der vorhandenen Technik vertraut
    • Denken Sie an kritische Nach- und Zwischenfragen. Treten Sie bestimmt aber freundlich auf
    • Geben Sie zu, wenn Sie eine Frage nicht beantworten können. Machen Sie diese zu einem Diskussionspunkt oder geben Sie diese ans Publikum zurück
    • Verdecken Sie Ihre unterstützenden Medien nicht, indem Sie sich davor stellen
    • Wenden Sie Ihrem Publikum nicht den Rücken zu
    • Bereiten Sie sich frühzeitig auf die Präsentation vor
  • Achten Sie auf eine gute Struktur Ihrer Präsentation:
    • Setzen Sie auf Bekanntem auf, um Unbekanntes zu erklären
    • Bringen Sie das Einfache vor dem Komplizierten und das Allgemeine vor dem Speziellen
    • Achten Sie auf eine logisch richtige Reihenfolge
    • Bringen Sie Überraschendes
  • Denken Sie an unerwartete technische Probleme, wenn Sie Computer und Co. einsetzen und seien Sie darauf vorbereitet
  • Halten Sie die Präsentation vorab zuhause, vor Kollegen oder Freunden und lassen Sie sich Feedback geben
  • Schauen Sie sich andere Präsentation an, diskutieren Sie darüber, beurteilen Sie Schwächen und Stärken

Informationsquellen

Literatur