Existenzgründung: lohnt sich die Selbstständigkeit mit einem Büroservice?

Eine Existenzgründung als Bürodienstleister eignet sich vor allem für Arbeitnehmer mit Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Sekretariat oder Buchhaltung. Organisationstalent, fachliche Kompetenz und Führungsqualitäten zählen zu den Eigenschaften, die den Weg in die Selbstständigkeit erleichtern.

Ideales Geschäftsmodell für Einzelunternehmer

Die Gründe, sich für ein Geschäftsmodell als Einzelunternehmer zu entscheiden, sind vielfältig. Der Verlust des Arbeitsplatzes, die Rückkehr in das Berufsleben nach einer längeren Erziehungspause sowie Arbeitslosigkeit oder die Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung zählen zu den wichtigsten Motiven. Bürodienstleister gehören derzeit zu den gefragten Beschäftigungen, da von zahlreichen Unternehmen klassische Büroaufgaben aus Kostengründen ausgelagert werden. Auch in Kleinunternehmen fallen täglich eine Reihe von Büroarbeiten an, die mit dem fest angestellten Mitarbeiterstamm kaum zu bewältigen sind. Dennoch sind diese Tätigkeiten die Basis eines geordneten Geschäftsablaufs und müssen termingerecht erledigt werden. Mit der Erledigung der Bürotätigkeiten wird deshalb ein professioneller Büroservice betraut.

Der Bürodienstleister ist für zahlreiche Firmen eine kostensparende Alternative zur festangestellten Sekretärin. Für Selbstständige, die Büroarbeiten für Betriebe erledigen möchten, bietet sich deshalb ein interessantes Betätigungsfeld. Der Leistungsumfang des Büroservices wird vom Unternehmensgründer festgelegt und orientiert sich an dessen Fähigkeiten. Die Einsätze werden entsprechend dem Kundenbedarf durchgeführt und können wenige Stunden in der Woche bis zu ganzen Wochentagen in Anspruch nehmen. Zu den Aufgaben eines Bürodienstleisters zählen grundsätzlich alle Bürotätigkeiten. Neben allgemeiner Korrespondenz und Texterfassung werden auch klassische Aufgaben des Backoffice oder des Sekretariats wie die Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Meetings übernommen. Selbstständige im Bürobereich sollten deshalb in der Lage sein, Schreibarbeiten aller Art selbstständig durchzuführen und über fundierte Rechtschreibkenntnisse verfügen.

Für die Gründung eines eigenen Büroservices sind nur geringe Investitionen notwendig. Neben einem Arbeitszimmer, das mit Telefon, Faxgerät und Drucker ausgestattet ist, gehören ein Schreibtisch und ein Bürostuhl sowie ein Computer zur Ausstattung des eigenen Schreibbüros. Zu den notwendigen Büromaterialien im Home Office zählen Tisch-Organizer, Schreibunterlage sowie Kalender und Tischrechner. Außerdem werden Büroklammern, Klebefilm mit Abroller, Notizblock und Tonerkartuschen benötigt. Toner für denLaserdrucker gibt es hier. Passende Tonerkartuschen für alle gängigen Druckermodelle können bei einem Toner-Spezialisten online bestellt werden. Vor der Entscheidung zur Existenzgründung als Bürodienstleister sollten die eigenen Voraussetzungen kritisch geprüft werden, da jede Selbstständigkeit auch mit hohen psychischen Belastungen verbunden ist. In den ersten Monaten als Selbstständiger vergeht viel Zeit mit der Suche nach neuen Kunden.

Ständige Verfügbarkeit und schneller Service

Unsicheres Einkommen und dadurch bedingte finanzielle Engpässe können ebenso wie wenig Freizeit zur nervlichen Belastungsprobe werden. Die eigene körperliche Fitness hat ebenfalls einen wichtigen Einfluss auf den Geschäftserfolg. Gesundheitliche Probleme und häufige Ausfälle durch Krankheit mindern das Einkommen in der Selbstständigkeit. Kunden erwarten einen schnellen Service und eine Bürodienstleistung, die jederzeit verfügbar ist. Obwohl die meisten Schreibarbeiten vom Home Office aus erledigt werden können, gibt es auch Aufgaben, die einen Einsatz in den Räumlichkeiten des Kunden erfordern. Flexibilität und ein gutes Zeitmanagement sind deshalb unverzichtbare Eigenschaften beim Aufbau eines eigenen Büroservices. Zusätzliche Qualifikationen und Spezialisierungen verbessern die Erfolgsaussichten eines Bürodienstleisters. Durch die Übernahme weiterer Aufgaben wie der Erstellung von Präsentationsunterlagen, der Vorbereitung von Messe- und Kongressbesuchen oder der selbstständigen Bearbeitung von Rechercheaufträgen kann dasLeistungsspektrum erhöht werden. Zu den weiteren Spezialbereichen zählen dieÜbernahme des kompletten Telefonservices für den Kunden sowie die Erledigung vorbereitender Buchhaltungsarbeiten.

Regelmäßige Weiterbildung notwendig

Wie bei anderen selbstständigen Berufen ist auch für professionelle Bürodienstleister eine regelmäßige Weiterbildung unverzichtbar. Der Umgang mit den gängigen Computerprogrammen sowie Fremdsprachenkenntnisse erfordern eine ständige Weiterentwicklung, um auf diesen Gebieten auf dem aktuellen Wissensstand zu bleiben. Ein guter Büroservice zeichnet sich durch Professionalität, Kundenorientierung und sicheres Auftreten aus. Schreibbüros mit langjähriger Erfahrung in unterschiedlichen Betrieben und Branchen können langfristig weitere organisatorische Aufgaben mit dem Ziel der Optimierung von Arbeitsabläufen für den Kunden übernehmen. Das Leistungsspektrum kann nach und nach um einige Sonder-Dienstleistungen erweitert werden, um zusätzliche Kunden zu gewinnen. Zu den am meisten nachgefragten Sonderleistungen zählen beispielsweise Grafikdesign, Bildbearbeitung, Fotografie sowie Marketingaufgaben (Social Media).

Um einen eigenen Büroservice zu gründen, muss ein Gewerbe angemeldet und ein Gewerbeschein ausgefüllt werden. Dabei wird auch die Rechtsform des Unternehmens eingetragen. Meist entscheiden sich Selbstständige bei der Gründung des eigenen Büroservices für das Einzelunternehmen.Bei dieser Rechtsform, die als unbürokratisch gilt, wird kein Stammkapital vorausgesetzt. Darüber hinaus stehen weitere Optionen zur Verfügung, wie die GmbH, die GbR oder die UG (haftungsbeschränkt).�