Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /var/www/arbeitsratgeber.com/html/wp-includes/script-loader.php on line 2678 Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz - ArbeitsRatgeber

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Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

Letzte Aktualisierung: 11/12/2013 | Arbeitsplatz

Definition, Erklärung

Ein Sprichwort lautet: „Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen“. Aber Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz dienen auch der Karriere und sorgen für ein gutes Betriebsklima. Nicht selten führen chaotische Schreibtische zu Ärger und Konflikten zwischen den Beschäftigten. Vom Aussehen eines Arbeitsplatzes schließen Vorgesetzte, Kollegen und Kunden auf die gesamte Arbeitsweise des Eigentümers. Daher achten viele Unternehmen auf das äußere Erscheinungsbild der Büros und Arbeitsplätze und halten die Mitarbeiter an, Ihre Schreibtische in Ordnung zu halten und auf Sauberkeit zu achten.

Dazu gehört neben dem Arbeitsplatz und dem Büro mit seinen Pflanzen und Technikecken auch der Zustand der Kaffeeküche. Steht dreckiges Geschirr mit eingetrockneten Essensresten auf allen verfügbaren Flächen, quillt die Geschirrspülmaschine von benutztem Geschirr über und schimmeln Lebensmittel im Kühlschrank oder ist alles sauber aufgeräumt? Das Betriebsklima hängt von solchen Gegebenheiten stark ab.

Ordnung am Arbeitsplatz bringt Ihnen Energie, Motivation, Erfolgserlebnisse und hilft Ihnen, effektiv zu arbeiten und sich wohl zu fühlen.

Tipps, Checkliste

  • Richten Sie Ihren Schreibtisch und Ihr Büro entsprechend Ihrem Geschmack ein, wobei Sie aber auch die Vorstellungen Ihrer Firma berücksichtigen sollten. Ein Büro in einem Consultingunternehmen muss sicherlich anders aussehen als ein Schreibtisch in einer Fertigungshalle
  • Organisieren Sie Ihre Arbeit, stellen Sie Arbeitspläne auf und zerlegen Sie größere Projekte in Einzelschritte
  • Teilen Sie sich die Zeit ein
    • Berücksichtigen Sie hier Ihren Biorythmus. Wenn Sie ein Morgenmensch sind, sollten Sie schwierigere Themen gleich in der Frühe anpacken und einfache Aufgaben in Ihrem Mittags-/Nachmittagstief erledigen
    • Fassen Sie gleichartige Arbeiten zusammen
    • Schließen Sie einzelne Aufgaben nacheinander ab und arbeiten Sie nicht an mehreren Themen gleichzeitig
    • Planen Sie bereits am Vorabend oder bei Arbeitsbeginn Ihren Tag
    • Teilen Sie Ihren Aufgaben Prioritäten zu und schätzen Sie die benötigte Zeit zur Erledigung
  • Nutzen Sie Ihren PC, um Dokumente abzuspeichern und wiederzufinden. Nicht alles muss ausgedruckt und abgeheftet werden. Ausgedruckte Dokumente sollten Sie mit ihren Dateinamen versehen, um diese im PC wieder zu finden
  • Achten sie darauf, dass nichts Überflüssiges herumsteht oder liegt und auch keine Kabel als Stolperfallen gefährlich werden können
  • Arbeiten Sie mit einem Notizmanager
    Darin können Sie alles aufschreiben: Ihre Ideen, noch zu erledigende Aufgaben, Kontakte, Telefonnummern und Termine. Dieses Notizbuch sollten Sie immer mit sich führen. Notieren Sie sich zu den Einträgen das Datum und lassen Sie einen Rand für Bemerkungen. Sobald etwas erledigt ist, streichen Sie es durch. Statt auf Papier können Sie diese Einträge auch am PC oder in Ihrem Blackberry vornehmen
  • Vorgänge, die sich schnell erledigen lassen, sollten Sie sofort bei der ersten Sichtung erledigen und nicht in ein Eingangskörbchen zur späteren Bearbeitung geben
  • Gehen Sie bei neuen Mails, Post, Anrufen, Faxen usw. grundsätzlich nach dem Prinzip vor, was können Sie wegwerfen, delegieren, umgehend bearbeiten, oder gehört zu einem bestimmten Vorgang und damit in die entsprechende Ablage? Eine Sekretärin kann diesbezüglich bereits Vorarbeit leisten
  • Verwenden Sie Eingangs-, Ausgangs- und „laufend“-Körbe
    Legen Sie darin Ihre Vorgänge ab: In den Eingangskorb alles Neue, das Sie systematisch abarbeiten. Was nicht abgearbeitet werden kann, kommt in das „laufend“-Körbchen. Mit Hilfe weiterer Körbe, Hängemappen oder Klarsichthüllen können Sie verschiedene Projekte definieren. In den Ausgangskorb kommen die Vorgänge, die fertig sind und abgeheftet oder weitergeleitet werden sollen
  • Wenn Ihnen zur Bearbeitung eines Vorgangs noch etwas fehlt, schreiben Sie sich das in Ihren Notizmanager
  • Arbeiten Sie nach Erledigung der Post an Ihren laufenden Vorgängen
  • Arbeiten Sie mit Wiedervorlagen und Bearbeitungsterminen. Schreiben Sie sich diese auch in Ihren Terminkalender
  • Halten Sie Ordnung durch ein konsequentes Schreibtischmanagement
    • Alles, was Sie mehrmals am Tag benötigen, sollte in direkter Reichweite sein, wie Telefon, Kalender, Notizblock, Kugelschreiber und der momentan zu bearbeitende Vorgang
    • Verbannen Sie alles andere in den Schreibtisch oder in Aktenschränke oder Hängeregister.
    • Legen Sie für neue Vorgänge neue Mappen an
    • Ordner, Stehsammler und andere Ablagen, die Sie regelmäßig brauchen, gehören möglichst in Ihren Schreibtisch
    • Beschriften Sie Ihre Mappen gut lesbar, Datenträger auch mit Datum
    • Beschriften Sie Aufbewahrungsmaterialen mit abgeschlossenen Vorgängen mit einem Wegwerfdatum (interne oder gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfrist)
    • Nutzen Sie Trennblätter, Register, Farben, um Übersicht in Ihren Mappen und Ordnern zu schaffen
    • Beschränken Sie Ihre Vorräte am Arbeitsplatz (z.B. auf einige Briefkuverts oder Formulare)
    • Unterteilen Sie Ihre Schubläden, damit nicht alles durcheinander kommt bzw. nutzen Sie kleine Aufbewahrungsbehälter – Beschriftung nicht vergessen
  • Teilen Sie umfangreiche Themen mit Unterbegriffen auf und archivieren Sie diese entsprechend
  • Schaffen Sie klare Regeln für die Entsorgung und sammeln Sie nicht unter dem Aspekt „das kann ich sicher irgendwann einmal brauchen“. Wenn Sie sich leicht etwas wieder beschaffen können z.B. im Internet, brauchen Sie es nicht aufzuheben
  • Entrümpeln und sortieren Sie regelmäßig aus
  • Räumen sie Ihren Schreibtisch am Ende des Arbeitstages auf, dann kann auch die Putzfrau gut sauber machen

Informationsquellen

Literatur



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