Zeitmanagement: Zeit effizient nutzen

• Definition, Erklärung
• Tipps, Checkliste
• Presseartikel
• Informationsquellen
• Literatur, Broschüren

Aufgabe des Zeitmanagements ist es, die Aufgaben und Termine innerhalb einer begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit zu organisieren. Ziel ist eine erfolgreiche Gestaltung des beruflichen und privaten Lebens bei Vermeidung von negativem Stress und Druck. Voraussetzung ist eine Portion Selbstdisziplin und die Anwendung verschiedener Strategien und Techniken.

• Setzen Sie sich Ziele, die Sie kategorisieren in kurz-, mittel- und langfristig
• Analysieren Sie Ihre Rahmenbedingungen und klären Sie, wo Zeit "verschwendet" wird
• Bestimmen Sie Ihre Prioritäten mit A für hohe, B für mittlere und C für geringe Priorität
• Delegieren Sie so viel Sie können
• Planen Sie schriflich Aufgaben und Zeitbedarf
• Kalkulieren Sie eine "stille Stunde" für sich und 40 % der Zeit für Unvorhergesehenes
• Beachten Sie Ihre Leistungskurve und platzieren Sie schwierige Aufgaben auf Ihr Leistungshoch, Routineaufgaben auf Ihr Leistungstief
• Führen Sie ein Zeitplanbuch - elektronisch oder in Papierform
• Achten Sie auf einen positiven Start und Ende Ihres Tages
• Portionieren Sie große Aufgaben in viele, kleinere
• Überprüfen Sie täglich Ihren Erfolg und genießen diesen
• Arbeiten Sie diszipliniert und konsequent. Unerledigte Aufgaben übertragen Sie auf den nächsten Tag
• Setzen Sie sich nicht selbst unter großen Druck, indem Sie sich Ihre Ziele zu hoch anlegen und zu viele Aufgaben in einen Tag packen

Zeit gewinnen - Wie die ALPEN-Methode funktioniert
Quelle: Managers Weekly Newsletter vom 25.04.2006

Zeit ist Geld! Das gilt heutzutage vielleicht mehr denn je: Der berufliche Druck ist in den vergangenen Jahren spürbar gestiegen und wer daneben noch ein erfülltes Privatleben führen will, muss die 24 Stunden eines Tages schon geschickt ausnutzen.

Die gute Nachricht: In fast jedem Alltag findet sich Zeitsparpotenzial. Mit der ALPEN-Methode heben Sie diesen Schatz. Die ALPEN-Methode selbst ist nicht neu. Dennoch setzen nur wenige Führungskräfte sie in ihrem beruflichen Alltag ein. Schade eigentlich, denn sie spart Zeit und unnötigen Ärger. Gehen Sie dabei in fünf Schritten vor:

• Aufgaben notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrollieren

Im Einzelnen heißt das: Tragen Sie zunächst alle Aufgaben, Termine und Projekte in Ihren Kalender oder Ihr Zeitplanbuch ein, je nach Zeithorizont in die Tages-, Wochen-, Monats- oder auch Jahresübersicht. Schätzen Sie dann die Zeit, die Sie für die Erledigung der Aufgaben benötigen und blockieren Sie diese Zeiten. Planen Sie Pufferzeiten ein, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. Ratsam ist, höchstens 60 Prozent Ihrer Zeit zu verplanen. In diesen 60 Prozent müssen Sie die wichtigsten Aufgaben erledigen und die nötigen Entscheidungen treffen.

• Kontrolle ermöglicht ständige Verbesserung
  Überprüfen Sie mittels eines (Tages-)Resümees, ob Ihre Planung stimmig ist. Dabei helfen Ihnen folgende Schritte: Kontrollieren Sie Ihren Kalender regelmäßig und tragen Sie Änderungen sofort ein. Planen Sie für alle Schritte genug Zeit ein, damit Sie handlungsfähig bleiben. Schreiben Sie nichts auf, was nicht wichtig ist. Ballast belastet!
  Termindruck wird nicht selten künstlich erzeugt. Fragen Sie also bei allen Projekten nach, bis wann die Aufgaben erledigt sein müssen. Lehnen Sie Aufgaben ab, wenn der Zeitrahmen zu eng ist und zudem noch Faktoren wie Bestellungen, Genehmigungen sowie Zuarbeiten, auf die Sie keinen Einfluss haben, berücksichtigt werden müssen. Es fällt auf Sie zurück, wenn Sie die Frist nicht einhalten können.
• Bilden Sie Aufgabenblöcke
  Wenn Sie Aufgaben Zeiten zuweisen, haben Sie den Kopf frei für Neues und müssen trotzdem nicht befürchten, etwas zu vergessen. Darüber hinaus werden Sie viel Zeit sparen, wenn Sie Ihre Arbeit richtig strukturieren. Experten empfehlen, ähnliche Arbeiten direkt hintereinander zu erledigen und so Arbeitsblöcke zu bilden, denn dann müssen Sie sich nicht immer wieder neu in die Arbeitsabläufe hineindenken. Müssen Sie alle Materialien nur einmal heraussuchen, arbeiten Sie effizienter.
• Sehen Sie sich Ihre Aufgabenliste aus der ALPEN-Methode an
  Achten Sie bei der Zeiteinteilung darauf, dass Sie Aufgaben, bei denen Sie sich gut konzentrieren müssen, z. B. die Ausarbeitung von Vorträgen, auf störungs- und unterbrechungsarme Zeiten legen
• Delegieren gehört zur Zeitplanung
  Die meisten Manager setzen sich selbst unnötig unter Druck, weil sie meinen, sie müssten alles selbst machen. Das ist aber tatsächlich nur bei einem kleinen Teil der Aufgaben wirklich notwendig. Natürlich muss im Einzelfall überlegt werden, welche Arbeiten Sie den Angestellten überlassen können, aber einige Regeln des Delegierens gelten generell:
  Routineaufgaben sind hervorragend geeignet, um delegiert zu werden. Jede Abteilung hat Spezialisten. Nutzen Sie das Know-how Ihrer Mitarbeiter. Zusatzaufgaben wie etwa die Organisation von Meetings können andere erledigen. Beachten Sie: Gerade bei neuen Aufgaben ist es ratsam, kritisch zu prüfen, ob die Arbeit nicht delegiert werden kann. Selbstverständlich können Sie Aufgaben, die mit Ihrer Führungsposition verbunden sind, nur selbst erledigen. Auch Projekte mit strategischer Bedeutung sollten Sie nicht aus der Hand geben.
• Nur richtiges Delegieren spart wirklich Zeit
  Falsches Delegieren kann sich zum Zeitfresser mausern, wenn Sie gezwungen sind, nur noch zu kontrollieren und Feuerlöscher zu spielen. Halten Sie sich beim Delegieren daher an bestimmte Regeln: Sehen Sie sich die Aufgabe vorab genau an. Suchen Sie den passenden Mitarbeiter heraus. Geben Sie klare Anweisungen. Zeigen Sie dem Mitarbeiter seine Kompetenz und Befugnisse auf. Vereinbaren Sie Termine für die Zwischenergebnisse.
  Erinnern Sie daran, dass Sie bei Fragen zur Verfügung stehen. Besprechen Sie die Ergebnisse gemeinsam.

• Delegieren geht über Rotieren; FOCUS Online, 27.11.2008
• Ratgeber Zeitmanagement; monster.de, 10.11.2008
• Erledigen, vertagen, delegieren; sueddeutsche.de, 04.10.2008
• Informationszeitalter: Wie teilt man Zeit ein? FOCUS Online, 02.06.2008
• Souverän mit Zeitfressern umgehen; FOCUS Online, 23.05.2008
• Zeitmanagement: Fuß vom Gas; monster.de, 31.03.2008
• Strategien für Kreative; monster.de, 19.03.2008
• Der Traum vom leeren Schreibtisch; sueddeutsche.de, 15.02.2008
• Zeitmanagement: Software, Organizer, Blackberry, Seminar? Was hilft denn nun gegen Zeitmangel? Vorsicht - Persönlichkeitsentwicklung! 05.02.2008
• Erfolgsfaktor Pause; sueddeutsche.de, 13.11.2007
• Zeitmanagement: Den Job im Griff; monster.de, 24.09.2007
• Raus aus der Zeitfalle; sueddeutsche.de, 25.01.2007
• Zeitmanagement - Das Eisenhower-Diagramm; Falko Graf
• Was ich morgen kann besorgen ...; FAZ.NET, 24.11.2006
• Die besten Zeitmanagement-Tipps für den Jahresendspurt; Verlag für die Deutsche Wirtschaft, 09.11.2006
• Entschleunigen - So klappt's auch an Hektiktagen; Verlag für die Deutsche Wirtschaft, 31.05.2006
• Organisieren, Delegieren, Reservieren; CoachAcademy, 24.05.2006
• Checkliste: Tagesplanung und Arbeitsverhalten; vnr Verlag für die Deutsche Wirtschaft, 06.01.2006
• Mehr arbeiten ohne Mehrbelastung; stern.de, 12.10.2005
• Tipps und Tricks zum Zeitsparen; Zeit zu leben
• Zeit managen - aber wie?
• Was ist Zeitmanagement?
• Zeitmanagement Allgemein
  Mit vielen Hinweisen und Tipps zur besseren Organisation des Tages
• Zeitmanagement: Wem die Stunde schlägt; wiwo.de, 06.01.2004

• Arbeitszeit, Zeitplanung und Zeitmanagement
  nicht nur für Studenten geeignet
• Seiwert Institut
  Beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Zeitmanagement, umfangreiche Webseite
• Online-Tests zum Zeit- und Selbstmanagement vom geva-institut.
• methode.de
  Mehr erreichen durch Zeitmanagement

• Der Klassiker ist Das neue 1x1 des Zeitmanagement vom Zeitmanagement-Guru Lothar J. Seiwert
• Die These "Zeit zu haben beginnt im Kopf" steckt hinter Ein Meer an Zeit. Die neue Dimension des Zeitmanagement von Jörg Knoblauch, Johannes Hüger und Marcus Mockler. Besprochen wird das Buch von Nina Hesse in ihrem Artikel Zeit und Sinn
• Im eBooklet Zeitmanagement sind die wichtigen Prinzipien wie Pareto-Methode, Eisenhower-Methode und Alpen-Methode erklärt. Auch die Frage nach dem Zeittypus, ob dominant, initiativ, stetig oder gewissenhaft wird beantwortet und Tipps zur perfekten Tagesplanung gegeben
• Als e-book mit konkreten Checklisten und Fragebögen ist von Gisela Blümmert Zeitmanagement mit NLP erschienen