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Zeitmanagement oder Timemanagement

Letzte Aktualisierung: 25/11/2014 | Kompetenzen

Definition, Erklärung

Aufgabe des Zeitmanagements ist es, die Aufgaben und Termine innerhalb einer begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit zu organisieren. Ziel ist eine erfolgreiche Gestaltung des beruflichen und privaten Lebens bei Vermeidung von negativem Stress und Druck. Voraussetzung ist eine Portion Selbstdisziplin und die Anwendung verschiedener Strategien und Techniken.

Ziele von Zeitmanagement:

  • Die wesentlichen Dinge in weniger Zeit zu erledigen
  • Sich Freiräume schaffen für eine gute Work-Life-Balance
  • Gewohnheiten ändern
  • Projekte organisieren
  • Ordnung am Arbeitsplatz schaffen
  • Arbeitstage strukturieren
  • Aufgaben erledigen ohne Stress

Methoden des Zeitmanagements:

  • ABC-Analyse
  • ALPEN-Methode: Aufgaben niederschreiben (A), Länge festlegen (L), Pufferzeit planen (P), Entscheidung über Art der Aufgabenerledigung (E), Nachkontrolle (N). Diese Methode empfiehlt sich v.a. bei komlexen Aufgaben, die in Teilpaketen abgearbeitet werden
  • DIN A6-Informationssystem
  • Eisenhower-Prinzip: Gliederung der Aufgaben nach Prioritäten
  • Getting Things Done (GTD)
  • Mindmap
  • Paretoprinzip oder 80:20-Regel, d.h. mit 20 % des Zeitaufwands lassen sich 80 % der zu erledigenden Tätigkeiten bewerkstelligen
  • Priorisierung
  • To-Do-Liste bzw. Zeitplanbuch
  • PIDEWaWa-Methode (Positiv, Ist-Zustand, Detailliert, Erreichbar, Wann, Warum
  • SMART-Methode (spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch, termingerecht)
  • Edwards Gesetz: das Projekt wird in letzter Sekunde angegangen

Zeittypen:

  • Dominanter Zeittyp
  • Initiativer Zeittyp
  • Stetiger Zeittyp
  • Gewissenhafter Zeittyp

Tipps, Checkliste

  • Stellen Sie sich kritisch die Frage „Will ich mehr Zeit für mich?“
  • Seien Sie kein Perfektionist, sondern denken Sie vielmehr an die 80:20-Regel
  • Setzen Sie Prioritäten und ordnen Sie Ihre Aufgaben in wichtig und unwichtig bzw. in eilig und weniger eilig. Unwichtige und nicht eilige Dinge kommen in den Papierkorb, unwichtige aber eilige Dinge können Sie delegieren, wichtige und nicht eilige Dinge gehören auf Ihr Zeitplanbuch und wichtige, eilige Dinge sollten Sie sofort anpacken
  • Analysieren Sie, für was Sie wieviel Zeit verwenden und führen Sie evt. ein Zeitprotokoll für eine Bestandsaufnahme
  • Setzen Sie sich Ziele, die Sie kategorisieren in kurz-, mittel- und langfristig
  • Analysieren Sie Ihre Rahmenbedingungen und klären Sie, wo Zeit „verschwendet“ wird
  • Bestimmen Sie Ihre Prioritäten mit A für hohe, B für mittlere und C für geringe Priorität
  • Delegieren Sie so viel Sie können
  • Planen Sie schriflich Aufgaben und Zeitbedarf
  • Kalkulieren Sie eine „stille Stunde“ für sich und 40 % der Zeit für Unvorhergesehenes
  • Beachten Sie Ihre Leistungskurve und platzieren Sie schwierige Aufgaben auf Ihr Leistungshoch, Routineaufgaben auf Ihr Leistungstief
  • Führen Sie ein Zeitplanbuch – elektronisch oder in Papierform
  • Achten Sie auf einen positiven Start und Ende Ihres Tages
  • Portionieren Sie große Aufgaben in viele, kleinere
  • Überprüfen Sie täglich Ihren Erfolg und genießen diesen
  • Arbeiten Sie diszipliniert und konsequent. Unerledigte Aufgaben übertragen Sie auf den nächsten Tag
  • Setzen Sie sich nicht selbst unter großen Druck, indem Sie sich Ihre Ziele zu hoch anlegen und zu viele Aufgaben in einen Tag packen
  • Halten Sie alle Aufgaben schriftlich fest und arbeiten Sie ähnliche Aufgaben zusammen ab
  • Schließen Sie begonnene Aufgaben ab, bevor Sie eine neue angehen
  • Achten Sie auf einen aufgeräumten Schreibtisch und ein ordentliches Büro, insbesondere wenn Sie nach Hause gehen
  • Schreiben Sie Unerledigtes als Aufgabe für den nächsten Tag auf
  • Planen Sie Pausen zur Erholung ein

Informationsquellen

Literatur