Zeiterfassung

Definition, Erklärung

Bei der Zeiterfassung handelt es sich um die Aufzeichnung der Arbeitszeit der Angestellten. Die Arbeitszeit ist die vertraglich festgelegt Arbeitspflicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Durch die konkrete Erfassung der Arbeitszeit wird garantiert, dass sich beiden Parteien an die Vertragsvereinbarung halten.

Auch wenn dies als Kontrollmittel des Arbeitgebers über die Arbeit seiner Angestellten erscheinen mag, profitiert der Arbeitnehmer ebenso wie der Arbeitgeber von der Arbeitszeiterfassung.

Tipps, Checkliste

• Automatische Überprüfung der vertraglich festgelegten Arbeitszeiten.
• Die Firmen-Transparenz wird gefördert und somit können Firmenprozesse durch Soll-Ist-Vergleiche optimiert und die Effizienz gesteigert werden.
• Durch den Optimierungsfokus werden Mitarbeiter zum Self-Improvement, sowohl auf beruflicher als auch auf persönlicher Ebene, angeregt, wovon das Unternehmen profitiert.
• Durch ein Zeiterfassungssystem wird die Beziehung und das Vertrauen zwischen beiden Parteien gestärkt.
• Zeiterfassungssysteme helfen dabei Überblick und Ordnung zu behalten. Dadurch wird unter anderem auch die Dokumentation vereinfacht.
• Fernbleiben auf Grund von Urlaub, Krankenstand oder sonstigen Gründen kann mit Hilfe von Arbeitszeitsystemen besser im Planungsprozessen berücksichtigt werden.
• Altbewährt können manuelle Zeiterfassungssysteme wie Stempeluhren, Niederschriften oder Excel Tabellen herangezogen werden. Diese eher unmodernen Lösungen sind jedoch oftmals aufwendig, fehleranfällig und unübersichtlich. Des weiteren müssen die Arbeitszeiten zusätzlich auf ihre Gesetzeskonformität geprüft werden.
• Moderne, digitalisierte, automatisierte Zeiterfassungstools Punkten mit Zuverlässigkeit und Objektivität. Zusätzlich werden durch diese die erfassten Arbeitszeiten im Hintergrund sofort auf die gesetzlichen Anforderungen geprüft.
• Cloud-basierte Arbeitszeiterfassung Tools wie der PC-Magazin Testsieger TimeTrack helfen dabei Arbeitszeiten zeitgemäß, praktisch und gesetzeskonform zu erfassen.
• Der Onboarding-Prozess für ein neues Unternehmens-Tool kann anfangs Schwierigkeiten bereiten aber dennoch von hoher Wichtigkeit! Demnach ist es wichtig die Leitung von der Idee zunächst zu überzeugen. Anschließend muss das Tool dem Team präsentiert werden, bevor dieses eingearbeitet wird.
• Überlegen Sie allgemein “Was könnte Ihrem Team zu mehr Effizienz verhelfen?” und “Welche Prozesse könnten durch die Automatisierung beschleunigt werden?”
• Um aus der Neuimplementierung den maximalen Nutzen ziehen zu können brainstormen Sie vorab mit ihren Angestellten:
  • Wo geht im Arbeitsalltag Zeit verloren?
  • Welche Prozesse sind unpraktisch gestaltet?
  • Was hindert an konzentrierter und effizienter Arbeit?
  • Wie kann man unternehmensintern besser kommunizieren?
    
• Behalten Sie im Kopf, dass Onboarding ein Prozess ist! Es dauert mitunter einige Zeit bis die Neueinführung Früchte trägt, dennoch zahlt sich die anfängliche Mühe aus und zeichnet sich im Unternehmenserfolg ab. 

Arbeitsrecht, Urteile

Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 14. Mai 2019 ist die Arbeitszeit nun gesetzlich verankert. Zuvor waren Arbeitgeber nur zur Protokollierung der Überstunden der Angestellten verpflichtet. Dies entspricht der Arbeitszeit die 8 Stunden am Tag übersteigt, so wie Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Laut dem Urteil aber sind Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten nun zur Arbeitszeiterfassung ihrer Angestellten mittels eines verlässlichen, transparenten und objektiven Systems verpflichtet. Sowohl Überstunden als auch Pausenzeiten und Urlaubstage müssen von Stunde 0 an protokolliert werden. Die genaue Ausgestaltung der entsprechende Gesetze aussehen sollen, sei aber den Mitgliedstaaten selbst überlassen.