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Organisation im Büro: 5 konkrete Tipps für effizienteres Arbeiten

Letzte Aktualisierung: 04/04/2017 | Aktuell

Die Zeit spielt im Berufsalltag eine elementare Rolle. Jedes Unternehmen ist bestrebt, seine Effizienz auf ein Maximum anzuheben, um den betrieblichen Erfolg langfristig zu sichern. Die Anforderungen an die Mitarbeiter steigen deshalb unaufhörlich. Im Büro ist das Potenzial zum Zeitsparen teilweise enorm. Umständlich gestaltete Vorgänge und Unordnung schmälern die Leistungsfähigkeit deutlich. Mit den hier arrangierten Tipps lässt sich der Arbeitstag sinnvoll organisieren, um die Ergebnisse positiv zu prägen.

Post sofort bearbeiten
Bereits beim Bearbeiten der Post machen viele Büroangestellten folgenschwere Fehler, die sie auf Dauer kontinuierlich belasten. Statt aktuelle Briefe unmittelbar nach dem Öffnen zu bearbeiten, wandern die Dokumente zunächst in ein To-Do- oder Eingangsfach. Dort schlummern die unerledigten Aufgaben vor sich hin und sorgen im Unterbewusstsein des Verantwortlichen ständig für ein ungutes Gefühl. Deutlich effektiver wäre es sich täglich ein realistisches Zeitfenster für die Bearbeitung freizuhalten und in diesem Zeitraum aktuelle Post sofort zu erledigen. Das spart wertvolle Zeit und ist effizienter, da sich Anfragen und Aufträge nach dem ersten Lesen am einfachsten beantworten lassen. Je mehr Zeit zwischen dem Öffnen der Briefe und dem Bearbeiten liegt, desto länger wird für die Erledigung benötigt. Noch mehr Zeit lässt sich mit Hilfe eines Datumstempels sparen, weil damit das Eingangsdatum nicht handschriftlich vermerkt werden muss, sondern mit einem Handgriff aufgebracht wird. Gerade bei einer Vielzahl von Briefen wäre die manuelle Kennzeichnung zeitintensiv und aufwändig. Bei Stempelfactory sind Datumstempel erhältlich, die sich ergänzend mit Textzusätzen wie „Erhalten am“ oder „Bezahlt am“ versehen lassen. Derartige Modelle erleichtern den Büroalltag ungemein und beeinflussen den Workflow vorteilhaft.

Vom Perfektionismus verabschieden
Perfektionismus ist einer der größten Zeitfresser überhaupt. Wer stundenlang an einem Schreiben feilt und jeden Satz mehrfach kontrolliert, brauch sich am Ende des Tages nicht wundern, wenn der Stapel mit noch offenen Erledigungen kaum abgenommen hat. Von Effizienz kann hier keine Rede sein. Der beste Weg das persönliche Zeitmanagement zu optimieren, besteht im Abschied von der Perfektion. Grundsätzlich ist es erstrebenswerter Schreiben möglichst schnell abzusenden, um den Briefpartner mit Geschwindigkeit zu begeistern, anstatt mehrere Tage zu benötigen, um das scheinbar perfekte Dokument zu erstellen. Kleine Schreib- und Formfehler sind in der Regel deutlich weniger tragisch, als Kunden, Geschäftspartner oder Vorgesetzte, die aufgrund der Wartezeit verärgert sind.

Tempo machen
Wer massive Probleme damit hat eine vorgegebene Zeit zur Erledigung einer Aufgabe einzuhalten, sollte sich selbst kontrollieren und motivieren. Eine Stoppuhr kann die persönliche Effizienz auf ein völlig unerwartetes Level anheben. Nehmen Sie sich eine Eieruhr, Ihr Smartphone oder eine klassische Stoppuhr zu Hand und stellen Sie die Zeit ein, die Sie für die bevorstehende Aufgabe maximal benötigen dürfen. Bereits die Tatsache, dass nebenher eine Uhr den zur Verfügung stehenden Zeitraum akustisch einschränkt, lässt viele zur Höchstform auflaufen und steigert die Motivation spürbar. Plötzlich fällt das Abtippen leichter, Ablenkungen werden erfolgreich ignoriert und der Fokus bleibt bei der Aufgabe. Stellen Sie die Stoppuhr beispielsweise zur Bearbeitung der Eingangspost auf zehn Minuten und arbeiten Sie in dieser Zeit die Dokumente voll konzentriert durch. Seien Sie zuversichtlich, dass Sie Ihr Ziel erreichen. Gönnen Sie sich nach getaner Arbeit und in der dazugewonnenen Zeit eine wohltuende Tasse Tee oder belohnen Sie sich mit einer verlängerten Pause.

Ausmisten im großen Stil
Effizientes Arbeiten wird in vielen Büros durch Unordnung und fehlende Übersicht verhindert. Chaotische Ordnersysteme, stapelweise Dokumente soweit das Auge reicht und überfüllte Schreibtische sind der Grund für Konzentrationsprobleme und Zeitverschwendung. Letztere kommt durch ständiges Suchen von Dingen zustande. Machen Sie diesem Zustand ein Ende und misten Sie Ihr Büro vollständig aus. Ohne das gründliche Entsorgen unnötiger Dinge kann dauerhafte Ordnung unmöglich entstehen. Deshalb ist es unverzichtbar sämtliche Ordner, Ablagefächer, Schubladen und Regale Stück für Stück durchzuarbeiten und alles, was nicht mehr benötigt wird, konsequent wegzuwerfen. Informieren Sie sich über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, um das Ausmisten souverän erledigen zu können. Die IHK Berlin hat die steuerlich geltenden Aufbewahrungsfristen in einem Dokument zusammengefasst und erläutert darin, welche Dokumente aktuell vernichtet werden können. Sensible Unterlagen entsorgen Sie am besten mit Hilfe eines Aktenvernichters. Sollten die Papiermengen zu groß für das manuelle Vernichten sein, können Sie sich an Unternehmen wenden, die auf die zuverlässige und diskrete Aktenentsorgung spezialisiert sind. Weitere hilfreiche Entrümpelungstipps für das Büro wurden beim Onlineportal rundum die Vereinfachung des Alltags „Simplify“ thematisiert. Einer der Grundsätze lautet darin: „Ohne ein paar Anschaffungen von sinnvollen Aufbewahrungsmöbeln geht nichts. Investieren Sie auch Zeit und Ideen, um Ihr „renoviertes“ Büro so praktisch und angenehm wie möglich zu gestalten – alles Investitionen, die sich später sehr auszahlen.“

Ablagen abschaffen
Ablagefächer, die aufgrund des Inhalts einzubrechen drohen, sind in zahlreichen Büros zu finden. Doch dieser Umgang mit Dokumenten hat in vielerlei Hinsicht negative Auswirkungen auf den Büroalltag. Zum einen stört der ständige Anblick des massiven Aktenstapels die Konzentrationsfähigkeit, da die Ablage eine weitere unerledigte Aufgabe darstellt. Zum anderen hat das Sammeln der Papiere von erledigten Aufgaben zur Folge, dass die Unterlagen lange Zeit nicht an ihren eigentlichen Platz gebracht werden und dort beim Nachschlagen fehlen. Das Suchen nimmt seinen Lauf und kostet wieder unnötig Zeit. Um diesem Teufelskreis entgegenzuwirken, hilft nur eins: Schaffen Sie derartige Ablagefächer wenn möglich vollständig ab und heften Sie Akten direkt nach dem Bearbeiten in den entsprechenden Ordner ab! So ist stets alles am Platz und bei Bedarf sind die Akten sofort griffbereit. Kommt täglich eine größere Menge an abzulegenden Papieren zusammen, sollten Sie diese am Ende des Arbeitstages aufräumen. Somit schaffen Sie nicht nur langfristig Ordnung in Ihrem Büro, sondern profitieren auch täglich von einem guten Gefühl, das Sie mit in den verdienten Feierabend nehmen. Und am nächsten Tag finden Sie einen aufgeräumten Schreibtisch vor, was wiederum zu erhöhter Motivation beiträgt.
Stephanie Steen, Expertin für Arbeitsplatzorganisation thematisiert im Video weitere Vorgehensweisen im Rahmen einer zielorientierten Büroorganisation:

Informationsquellen
Versandhandel Stempel: Datumstempel mit Textzusätzen unter https://www.stempelfactory.de/
Übersicht Aufbewahrungsfristen: Dokument der IHK Berlin unterhttps://www.ihk-berlin.de
4 Grundsätze der simplify-Methode: Entrümpelungstipps unter http://www.simplify.de/
Fotos: webandi / Unsplash / creativesignature (pixabay.com)



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