Hoher Nutzen, niedrige Kosten – der richtige Drucker für Unternehmen
Auch im 21. Jahrhundert liegt das papierlose Büro noch in der Zukunft. Nicht nur aus juristischen Gründen – etwa für die Archivierung oder die rechtssichere Unterzeichnung von Verträgen – sind Ausdrucke für ein Unternehmen weiterhin unverzichtbar. Die Auswahl der richtigen Umgebung und der Drucker ist dabei entscheidend, um unnötige und teilweise hohe Anschaffungs- und Folgekosten zu vermeiden. Je nach Anforderungen, Druckvolumen und nicht zuletzt auch der Art der Medien empfehlen sich unterschiedliche Lösungen, die gegebenenfalls auch eine Kombination aus mehreren Geräten einschließen.
Laser- und Tintenstrahldrucker besitzen unterschiedliche Stärken
Häufig beachten Unternehmen bei der Anschaffung ihrer Drucker nur das Druckvolumen, vernachlässigen dabei aber die Eigenschaften der Geräte. Laserdrucker sind hervorragend für eine detailgetreue Darstellung mit hoher Druckqualität geeignet. In Farbe eignen sie sich allerdings in erster Linie für Grafiken, Skizzen oder Markierungen im Text. Für den Fotodruck sind sie hingegen nicht zu empfehlen, da sie wegen ihres Druckverfahrens keine fließenden Farbübergänge realisieren können. Diese können Tintenstrahldrucker durch Überlagerungen von Tinte problemlos erreichen. Allerdings beeinträchtigen gerade diese mikrometerfeinen Verläufe wiederum das Schriftbild. Es ist deshalb empfehlenswert, zunächst einmal den durchschnittlichen Gebrauch auszuwerten und sich anschließend für eine Technologie zu entscheiden. Laserdrucker besitzen zusätzlich einen weiteren Nachteil: Bei jedem Ausdruck entsteht „Feinstaub“ und Ozon, die beide als gesundheitsschädlich gelten. Dies ist bei einem begrenzten Druckvolumen oder bei einem eigenen Raum für Drucker kein Problem. Läuft der Laserdrucker jedoch ununterbrochen in einem kleinen Büro, könnte die Luftqualität dadurch beeinträchtigt werden.
Drucke für Kunden oder den internen Gebrauch
Ein wichtiger Faktor ist darüber hinaus die Druckgeschwindigkeit. Auch in diesem Punkt sollte genau abgewogen werden, in welchen Rahmen eine langsamere Ausgabe die Effizienz der Angestellten beeinträchtigt. Im direkten Kundenverkehr – etwa für den individuellen Ausdruck von Verträgen – besitzt eine schnelle Ausgabe grundsätzlich immer eine besondere Priorität. Bei einer hohen Nachfrage könnten sonst die Wartezeiten spürbar verlängert werden – das führt aber nicht nur zu einem negativen Eindruck, sondern unter Umständen auch direkt zu einem Verlust von Kunden. Sind die Drucke in der Mehrheit allerdings nicht direkt für die Geschäftstätigkeit notwendig – etwa weil es sich um Nachweise für das Archiv handelt – können Abstriche bei der Geschwindigkeit zu teils erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Die notwendigen Investitionen unterscheiden sich mitunter stark
Auch wenn sich im privaten Umfeld Laserdrucker preislich an die Tintenstrahldrucker angepasst haben, sind solche Modelle bestenfalls für kleine Unternehmen mit einem sehr limitierten Druckvolumen zu empfehlen. Andererseits leiden Tintenstrahldrucker außerhalb von professionellen, hochpreisigen Geräten unter einer deutlich niedrigeren Druckgeschwindigkeit und einem geringeren Gesamtvolumen. Entscheidend bei der Auswahl sind auch die Folgekosten. Obwohl der Preis für Tintenpatronen in den letzten Jahren gesunken ist, sind die Druckkosten eines Laserdruckers nach wie vor deutlich geringer. Je höher das Druckvolumen ist, desto eher amortisiert sich der gestiegene Anschaffungspreis. Allerdings unterscheiden sich auch bei Laserdrucker die Preise für Toner und deren Kapazität deutlich voneinander, so dass in jedem Fall ein Vergleich unterschiedlicher Modelle und Hersteller zu empfehlen ist. Ausschlaggebend ist darüber hinaus die Nutzung: Weist diese eindeutig einen Schwerpunkt auf – Foto-, Archiv-, Schwarzweiß- oder Vertragsdruck – ist die Priorität klar. Bei einer gemischten Nutzung kann hingegen die Investition in zwei günstigere Geräte statt eines besonders leistungsstarken Druckers sinnvoll sein. In diesem Fall müssen Mitarbeiter selbstverständlich in die Stärken der einzelnen Modelle eingewiesen werden.
Praxistipp:
Die Plattform printer4you.com ermöglicht durch einen Drucker-Kaufberater Unternehmen die genauen Druckkosten inkl. Verbrauchsmaterialien und Servicekosten (Total Cost of Ownership) für einen wählbaren Zeitraum zu bestimmen. Ebenfalls können durch den Kaufberater die optimalen Geräte für den jeweiligen Einsatz ermittelt werden.
Zentraler Druck und lokale Installationen
Grundsätzlich empfiehlt sich für Unternehmen eine zentralisierte Infrastruktur, bei der die oder der Drucker über das Netzwerk von allen Arbeitsplätzen genutzt wird. Empfehlenswert ist dabei die Anbindung über LAN, das im Gegensatz zu WLAN eine höhere Bandbreite und Zuverlässigkeit aufweist. Die Installation lokaler Drucker für einzelne Arbeitsplätze ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Ein Beispiel wäre ein Mitarbeiter, der speziell die Anfertigung individueller Broschüren in hoher Qualität für einen exklusiven Kundenkreis übernimmt und zu diesem Zweck einen eigenen Tintenstrahl- oder Fotodrucker verwendet.
Optimierungen sind in fast jedem Unternehmen möglich
In vielen Unternehmen werden die Investitionen und die laufenden Kosten für den Druck nur gering beachtet. Dabei lassen sich bei einer zielgerichteten Planung und einer strategischen Umsetzung viele Ausgaben vermeiden und Betriebskosten deutlich senken. Wichtig ist, dass die Auswahl des oder der Drucker individuell auf die Anforderungen, Bedürfnisse und die mittelfristige Entwicklung des Unternehmens angepasst ist. Hilfreich ist eine umfassende Analyse, die neben den reinen Gesamtzahlen auch Verwendung, Druckseiten zu Spitzenzeiten und Medientyp erfasst. Auf ihrer Grundlage sind die wichtigen Eigenschaften, Potentiale für Einsparungen oder Konsequenzen einer mangelhaften Ausstattung zu erkennen und können gezielt beseitigt werden.