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Geschäftsreise oder Dienstreise

Letzte Aktualisierung: 11/05/2018 | Arbeitsplatz

Definition, Erklärung

Sobald ein Arbeitnehmer ausserhalb seiner normalen Arbeitsstätte vorübergehend tätig wird, ist eine Dienstreise nötig. Nach Beendigung der auswärtigen Tätigkeit kehrt er an seinen regelmäßigen Arbeitsplatz zurück. Gibt es mehrere Arbeitsplätze, sind die Fahrten zwischen diesen keine Dienstreisen, die Fahrtkosten dafür werden erstattet. Fahrten am Wohn- oder Arbeitsort sind Dienstgänge, werden aber steuerlich genauso behandelt wie Dienstreisen. Die Wege zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sind Arbeitswege und gehen zeit- und kostenmäßig zu Lasten des Arbeitnehmers.

Zu Dienstreisen zählen Fahrten zu Besprechungen mit Kunden, Lieferanten, Kollegen an anderen Firmenstandorten, zu Veranstaltungen, Tagungen, Seminaren, Messen, Ausstellungen oder bei befristeten Abordnungen zu anderen Behörden oder Unternehmen. Bei Lehrkräften zählen auch Klassenfahrten dazu.

Dauert eine Auswärtstätigkeit mehr als 3 Monate, wird steuerlich die auswärtige Arbeitsstätte als neuer regelmäßiger Arbeitsplatz angesehen. Das wirkt sich auf die Anrechnung der Spesen aus. Die Dreimonatsfrist gilt nicht für Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum an täglich wechselnden Einsatzorten arbeiten, wie z.B. Handelsvertreter

Solange die Reisezeit in die reguläre Arbeitszeit fällt, ist sie Arbeitszeit. Strittig ist inwieweit Reisezeit ausserhalb dieser Zeit zu vergüten ist. Regelungen finden sich häufig im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung.

Der Arbeitnehmer kann zu Dienstreisen verpflichtet werden, auch unabhängig vom Arbeitsvertrag.

Die Ausgaben für Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen werden vom Arbeitgeber erstattet. Die Regeln und Sätze für die Abrechnung der Reisekosten sind üblicherweise im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt. Die Abrechnungssätze orientieren sich meist an den steuerlichen Bestimmungen. Die Erstattung der Fahrtkosten ist steuerfrei, soweit sie unter den steuerlichen Richtsätzen liegen. Häufig werden die anfallenden Kosten direkt durch eine Firmenkreditkarte vom Arbeitgeber übernommen. Werden die Kosten nicht erstattet bzw. handelt es sich um einen Selbständigen, kann die Dienstreise von der Steuer als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abgesetzt werden. Zu den sonstigen Aufwendungen zählen Gepäckkosten, Telefonate, Porto, Park- und Straßengebühren, Unfallversicherungen für Berufsunfälle außerhalb der normalen Arbeitsstätte.

Nach der Dienstreise ist eine Reisekostenabrechnung durchzuführen, die im wesentlichen entfernungs- und zeitabhängig ist. D.h. in der Abrechnung sind die Entfernungskilometer anzugeben und die genauen Zeitpunkte, wann die Dienstreise angetreten und beendet wurde.

Tipps, Checkliste

  • Erkundigen Sie sich, wie in Ihrem Unternehmen mit Reisezeiten verfahren wird, die ausserhalb der Arbeitszeit liegen
  • Wenn Sie ein Familienmitglied oder Ihren Partner auf eine Dienstreise auf eigene Kosten mitnehmen wollen, sollten Sie dies vorher mit Ihrem Arbeitgeber klären und die Modalitäten besprechen
  • Seien Sie vorsichtig bei Umwegen. Bei einem Unfall greift die Berufsunfallversicherung nicht mehr
  • Achten Sie bei Wahl der Unterkunft und der Verkehrsmittel auf Verhältnismäßigkeit. Luxushotels werden in der Regel weder vom Finanzamt noch vom Arbeitgeber beglichen
  • Sammeln Sie alle Ausgabenbelege, da ansonsten nur die Tagespauschalen anerkannt werden. Als Selbständiger sollten Sie auch Einladungen, Kongressunterlagen und schriftliche Auftragsbestätigungen sammeln, um dem Finanzamt die Kosten begründen zu können
  • Lassen Sie sich bei zu erwartenden höheren Auslagen einen Vorschuss vom Arbeitgeber geben
  • Machen Sie Ihre Reisekostenabrechnung zeitnah
  • Bei Fahrten mit dem Auto können Sie per Einzelnachweis die tatsächlichen Kosten in Rechnung stellen oder die Kilometerpauschale ansetzen, bei Bahn- und Flugfahrten die angefallenen Kosten
  • Achten Sie auf eine korrekte Abrechnung. Falsche und überzogene Abrechnungen können zu einer Kündigung führen

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