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Geschäftsessen: So speisen Sie richtig

Gespräche mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern aber auch mit Projektteams und Mitarbeitern lassen sich mit einem Geschäftsessen verbinden. Die Chance liegt darin, dass das Gespräch sich nicht ausschließlich um geschäftliche Themen dreht, sondern man den Anderen persönlich kennen lernt. Die entspannte Atmosphäre und der Genuss am Essen helfen darüberhinaus, so manche festgefahrene Situation, Blockade, Unstimmigkeit oder schwierige Verhältnis aufzuweichen. Manchmal geht es auch darum, Erfolge zu feiern oder neue Projekte motivierend zu starten.

Damit dies gelingt, sollten einige Benimm-Regeln beachtet werden. Andernfalls kann ein Geschäftsessen zum Desaster führen und genau das Gegenteil dessen erzielen, was beabsichtigt war. Daher gehört das Beherrschen dieser Regeln immer mehr zu den sozialen Kompetenzen. Beim Bewerbungsprozess für eine Stelle als Führungskraft oder mit direktem Kundenkontakt, wie im Aussendienst kann es durchaus vorkommen, dass diese Fähigkeiten überprüft werden.

Geschäftsessen gehören zur Arbeit. Der Arbeitgeber trägt daher üblicherweise die Kosten und kann diese beim Finanzamt geltend machen.

Business-Etikette

• Wählen Sie mit Sorgfalt ein passendes Restaurant aus, das Sie am besten bereits kennen. Berücksichtigen Sie, wenn bekannt, die Wünsche Ihrer Gäste - Vegetarier, Biergarten, Schlemmerlokal
• Laden Sie Ihre Gäste mit Termin- und Ortsnennung ein. Schicken Sie Ihnen nach einem Telefonat am besten noch eine e-Mail mit den Daten und einer Anfahrtsbeschreibung
• Warten Sie als Gastgeber am besten im Restaurant auf Ihre Gäste
• Stellen Sie als Gastgeber Ihre Gäste einander vor. Hierbei gilt, dass grundsätzlich dem Ranghöheren die anderen Personen vorgestellt werden. Bei Gleichrangigkeit gibt das höhere Alter den Ausschlag. Nennen Sie Vor- und Nachnamen und die jeweiligen Aufgaben, Positionen
• Lassen Sie Ihre Gäste Ihre Plätze selbst auswählen und sich zuerst setzen. Frauen und Männer so gut es geht, abwechselnd platziert
• Jeder bestellt für sich selbst, wobei der Gastgeber durchaus Vorschläge unterbreiten kann. Als Einladender bestellen Sie zuletzt. Das Probieren des Weins und das Signal zum Essen obliegt Ihnen
• Die Anzahl der Gänge sollte sich nach den Bestellungen der Anderen richten. Ein Arbeitsessen umfasst zumeist nur wenige Speisen, während ein Kundenessen oder eine Motivationsveranstaltung üblicherweise mehrgängig ist
• Beginnen Sie mit dem Essen, sobald alle versorgt sind
• Das Besteck benutzen Sie von außen nach innen, wobei Sie es nach Benutzung nicht mehr auf das Tischtuch legen, sondern auf den Teller. Bei mehreren Getränken benutzen Sie die Gläser von rechts nach links. Dabei die Gläser am Stiel fassen
• Die Serviette platzieren Sie auf Ihren Knien bei Beginn des Essens
• Wenn Sie nicht wissen, wie Hummer, Meeresfrüchte oder Geflügel gegessen werden, beobachten Sie die Anderen oder bitten die Bedienung um ihre Hilfe
• Zerschneiden und zermantschen Sie keine Kartoffeln oder verrühren Sie die Speisen nicht zu einem Brei
• Der Genuss von Alkohol ist nicht notwendig. Auch als Einladender können Sie auf Alkohol verzichten, während Ihre Gäste Bier und Wein trinken
• Missgeschicke und Peinliches beenden Sie schnell und ohne großes Aufheben. Entschuldigen Sie sich sofort und am nächsten Tag schriftlich
• Handys haben bei einem Geschäftsessen nichts verloren
• Achten Sie auf angemessene Kleidung und Erscheinung
• Verwenden Sie zur Kommunikation Small Talk und vermeiden Sie Gespräche über Politik, Klatsch, finanzielle Lage oder Witze
• Brechen Sie das Brot vor Beginn des eigentlichen Essens in kleine Stücke und bestreichen Sie die einzelnen Stücke mit Butter
• Gekreuztes Besteck auf dem Teller signalisiert eine Unterbrechung, das Ablegen in Fünf-Uhr-Position auf dem Teller, dass Sie fertig gegessen haben. Die Serviette legen Sie nach dem Essen mit der benutzten Seite nach innen gefaltet neben den Teller
• Die Bezahlung erfolgt durch den Gastgeber diskret per Kreditkarte oder an der Theke. Als Trinkgeld sind 5 bis 10 Prozent üblich
• Hinweis: Geschäftsfrauen verhalten sich inzwischen genauso wie männliche Gastgeber

Steuer

• Die Umsatzsteuer bei den Kosten eines Geschäftsessens wird zu 100 % vom Finanzamt erstattet. 70 % der Bewirtungskosten können Sie von der Steuer absetzen
• Nicht anerkannt werden Bewirtungen in der eigenen Wohnung
• Nachzuweisen sind die Kosten durch Belege. Diese müssen Datum, Ort, Anlass der Bewirtung, zu bewirtende Teilnehmer mit Namen, am besten auch der Firma, und die Unterschrift des Kostenträgers aufweisen
• Die Bewirtungskosten müssen angemessen sein. Die Höhe hängt ab vom Umsatz und der Bedeutung der Eingeladenen für Ihr Geschäft
• Die Bewirtungskosten für Mitarbeiter sind komplett absetzbar. Dies gilt auch für einen Imbiss oder Kekse bei betrieblichen Besprechungen
• Die Rechnung muss maschinell erstellt sein
• Die Übernachtung eines Geschäftspartners zählt nicht zu den Bewirtungskosten. Sie kann zu 100 % abgesetzt werden, muss aber auf den Namen des Unternehmens und nicht auf den Gast lauten
• Einladungen an Mitarbeiter stellen einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezugs dar, außer es handelt sich um ein Arbeitsessen. Die Freigrenze für einen Sachbezug beträgt 44 Euro pro Monat. Bei Überschreitung dieses Betrags sind auf den gesamten Betrag Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen

• Urteil 10 K 4902/04
  Aufwendungen eines leitenden Angesellten für die Bewirtung seiner Mitarbeiter können als Werbungskosten abziehbar sein; Finanz-Rundschau, 05.03.2007
• Urteil VI R 25/03
  BFH: Bewirtungsaufwendungen können als Werbungskosten abziehbar sein; JuraBlogs, 14.02.2007
  Kosten zur Feier eines persönlichen Ereignisses, wie Geburtstag, Beförderung, Jubiläum

• Der Speisespagat; sueddeutsche.de; 07.02.2009
• Gutes Essen, gutes Geschäft; FOCUS Online, 18.01.2008
• Trinken mit Kollegen: Sauf-Pflicht gibt's nicht; sueddeutsche.de, 07.05.2007
• Steuerfalle bei Geschäftsessen. Hinweis zu Beleganforderungen; IHK Köln, 02/2007
• Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Beleganforderungen; IHK Region Stuttgart, Stand: 01.01.2007

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