E-Mails richtig senden und empfangen

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Längst haben E-Mails das Schreiben von Briefen abgelöst. Eine wahre Unmenge von elektronischen Botschaften finden sich stattdessen an manchem Arbeitsplatz. Die meisten Menschen klagen darüber, dass oft sinnlose und überflüssige Informationen verschickt werden. Doch die wenigsten haben Möglichkeiten geschaffen, diese Flut zu organisieren oder diese zu reduzieren. Die Folge ist, eine häufige Unterbrechung der Arbeit durch den Mailempfang und die Neigung, berufliche Mails nach Feierabend zu lesen. Ein großer Teil der Arbeitnehmer empfindet die E-Mails mittlerweile als belastend, als Stressfaktor.

Laut brandeins, Heft 01/2008, wird im Büroalltag 30 bis 40 mal pro Stunde im Durchschnitt der E-Mail-Eingang geöffnet. Durch diese Unterbrechungen kann der Intelligenzquotient um bis zu 10 Punkte fallen.

E-Mails schreiben und versenden:

• Sprechen Sie den Empfänger der E-Mail möglichst persönlich an. Lassen Sie keinesfalls die Anrede weg. Das wird als Geringschätzung empfunden
• Schreiben Sie keine "endlosen Zeilen", sondern maximal ca. 70 Zeichen pro Zeile. Viele E-Mail-Programme können lange Zeilen nicht sauber darstellen
• Beantworten Sie E-Mails schnell, wenn möglich innterhalb von ca. 24 Stunden
• Verwenden Sie kurze Signaturen (4 Zeilen) mit Ihren Kontaktdaten. Schreiben Sie Ihren Namen aus
• Versenden Sie Anhänge nur, wenn diese unbedingt erforderlich sind. Erklären Sie im Text kurz, warum Sie diese mitschicken
• Verzichten Sie auf das Senden oder Weiterleiten von Spaß-Mails
• Achten Sie darauf, dass die Anhänge in einem Format sind, über das die Empfänger verfügen. Also für eine Textdatei das Dateiformat PDF, für Fotos JPG, für Dateiarchive ZIP verwenden. Ausserdem sollten die Anhänge nicht zu groß sein. Viele Postfächer haben nur eine bestimmte maximale Größe. Außerdem benötigen große Dateien längere Zeit, bis sie heruntergeladen werden
• Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden nochmals durch und achten Sie auf Form und Stil
• Vermeiden Sie Abkürzungen und verwenden Sie wie in einem Brief Groß- und Kleinschreibung sowie Satzzeichen
• Arbeiten Sie mit klaren Betreffzeilen, die Ihr Anliegen in wenigen Worten zusammenfassen. Das erhöht ganz wesentlich die Chance, vom Empfänger wahrgenommen und gelesen zu werden
• Bleiben Sie in Geschäftsmails sachlich. Nicht immer werden ironische Formulierungen als solche erkannt und verstanden
• Überlegen Sie auch, ob diese Mail notwendig und sinnvoll ist. Vielleicht ist ein Telefonat zielführender
• Planen Sie feste Zeiten für das Lesen und Beantworten von E-Mails ein
• Verschicken Sie keine HTML-Mails. Das macht bei den Email-Programmen weniger Probleme bei der Darstellung und ist beim Empfang schneller
• Smilies und andere Emotionen können Sie bei Gesprächspartnern verwenden, denen Sie bekannt sind, aber nicht bei einem Erstkontakt
• Bleiben Sie höflich. Deshalb zuerst Begrüßung, dann Thema und Verabschiedung. Das Du nur dann verwenden, wenn Sie den Empfänger im normalen Leben auch duzen würden
• Im Feld TO geben Sie den eigentlichen Empfänger an. Eine Kopie können Sie gleichzeitig durch das Feld CC schicken. Wollen Sie, dass ein Empfänger für die anderen Empfänger unsichtbar bleibt, verwenden Sie das Feld BCC. Diese Möglichkeit sollten Sie verwenden, wenn die Empfänger nicht Kenntnis voneinander erhalten sollen. Da die E-Mail-Adresse zu den persönlichen Daten gehört, die unter das Bundesdatenschutzgesetz fallen, sollten Sie vorsichtig bei der Weitergabe der Adressen sein

E-Mails empfangen:

Setzen Sie Spam-Filter ein, um unerwünschte Mails zu reduzieren
• Beantworten Sie Mails, sobald Sie diese empfangen und lassen Sie diese nicht ungeordnet in Ihrem Eingangskorb liegen
• Verschicken Sie keine Empfangsbestätigungen
• Seien Sie vorsichtig mit Belohnungen für das Weiterleiten von E-Mails und erst recht bei der Aufforderung, Geld einzuzahlen mit dem Versprechen, ein Vielfaches bei Weiterleitung zu erhalten
• Misstrauen Sie Inhalten, auch wenn er von einem bekannten Absender kommt
• Klicken Sie keine Links in verdächtigen E-Mails an
• Öffnen Sie keine Anhänge von Absendern, die Ihnen unbekannt sind oder mit deren Betreffzeile Sie nichts anzufangen wissen
• Verschicken Sie keine Kettenbriefe. Diese sind im Internet verboten

E-Mails weiterleiten und beantworten:

• Beim Beantworten behalten Sie die ursprüngliche Betreffzeile bei und stellen ein Re voran
• Leiten Sie keine vertraulichen E-Mails an Ihren Privatanschluss weiter, um diese dort zu bearbeiten. In den meisten Fällen fehlt diesem Anschluss der notwendige Sicherheitsschutz und Sie machen sich Ihrer Firma gegenüber damit strafbar
• Schreiben Sie beim Beantworten einer Mail Ihre Antwort oberhalb der empfangenen Mail und nicht unterhalb. Das macht es übersichtlicher. Bei langen Mails zitieren Sie am besten die Stellen, auf die sich Ihre Antwort bezieht
• Antworten Sie nicht auf SPAM-Mail
• Verändern Sie bei Weiterleitungen nicht den Wortlaut. Private Mails nur dann weiterleiten, wenn der Absender zusimmt

E-Mail-Wissen allgemein:

• Die private Nutzung der E-Mail während der Arbeitszeit verursacht in Unternehmen erhebliche Schäden. Deshalb gibt es teilweise Betriebsvereinbarungen oder Nutzungsordnungen, die die Privatnutzung untersagen oder Spielregeln definieren. Erkundigen Sie sich, was bei Ihnen gilt
• Wird die geschäftliche E-Mail-Adresse missbraucht, kann der Arbeitgeber abmahnen oder sogar kündigen
• Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Rahmenbedingungen
• E-Mails können auf ihrem Transportweg gelesen werden. Wichtige, vertrauliche Informationen sollten Sie daher verschlüsseln
• Setzen Sie Virenscanner ein, um sich vor Infektionen per E-Mail zu schützen. Öffnen Sie keine Dateianhänge von Sendern, die Ihnen unbekannt sind. Unternehmen, wie Softwarefirmen verschicken keine Updates per E-Mail
• Stellen Sie als Zeichensatz "Latin-1" ein (technische Bezeichnung ISO-8859-15) in Ihrem E-Mail-Programm ein, damit Sonderzeichen und Umlaute richtig dargestellt werden
• Verwenden Sie in Foren, Newsgroups, Gästebüchern, Chats und Newsletter-Abos nicht ihre persönliche E-Mail-Adresse, sondern immer eine Zweit-E-Mail-Adresse

• Urteil 11 Ga 60/07
  Arbeitnehmer: E-Mails der Gewerkschaft an Dienstadressen unzulässig
• Urteil 9 ObA 75/04a, Österreich
  Spaß-E-Mails am Arbeitsplatz
• Urteil 5 Ca 4459/00
  Kündigung wegen Versendens privater E-Mail
• Urteil 9 Ca 10256/03
  Private E-Mails als Kündigungsgrund
• Urteil 2 AZR 581/04
  Abmahnung statt Kündigung beim Versenden privater E-Mails, wenn betriebliche Regelung fehlt

• Kein E-Mail-freier Tag; sueddeutsche.de, 21.08.2008
• Massenplage Mails; sueddeutsche.de, 04.06.2008
• Wenn der Ex-Arbeitgeber schnüffelt; FOCUS Online, 24.04.2008
• "Ups, vermailt"; sueddeutsche.de, 21.04.2008
• Vorsicht, der Chef surft mit; FOCUS Online, 17.04.2008
• Eskapaden im Schriftbild; FOCUS Online, 05.04.2008
• Ma(i)l lesen; brandeins Online, 2/2008
• Was der Chef verbieten darf; sueddeutsche.de, 22.02.2008
• Auch bei der E-Mail gehts um Etikette; monster.de, 18.02.2008
• Etikette im Netz: E-Mail für dich; sueddeutsche.de, 23.01.2008
• Lebenskunst ist ... seine E-Mails schneller zu löschen; sueddeutsche.de, 15.01.2008
• Gegen den E-Mail-Wahnsinn; FAZ.NET, 27.12.2007
• Jeder Zweite ist im Job per Email erreichbar; BITKOM, 08.11.2007
• Zeitgewinn durch E-Mail-Management; CoachAcademy, 18.10.2007
• Krisen-Kommunikation per E-Mail, monster.de, 15.10.2007
• Der elektronische Geschäftsbrief; monster.de, 09.07.2007
• Neues E-Mail-Gesetz: Ein Fest für schwarze Schafe; sueddeutsche.de, 02.02.2007
• Der kleine E-Mail-Knigge; monster.de, 08.01.2007
• Sprich mit mir! sueddeutsche.de, 19.12.2006
• Nachhilfe in ... richtig emailen: CU nächste Woche! LG, dein Kollege; SZ, 07.08.2006
• Deutsche sind genervt von Arbeits-E-Mails; NETZEITUNG, 23.06.2006
• Jeder Fünfte ist süchtig nach Mails; monster.de, 20.02.2006
• eMail-Umgang wird zur Belastung; Marketing-Marktplatz, 16.12.2005
• Panne: Wahlalternative verbreitet 10.000 E-Mail-Adressen; SPIEGEL ONLINE, 20.05.2005

• Zum Umgang mit E-Mail: Grundlegende Regeln
• WinTotoal
  Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz
• Rechtsanwälte Sakowski
  Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz
• Rechtsanwalt Thomas Feil
  Private eMail- und Internetnutzung am Arbeitsplatz: Viele Fragen, wenig Antworten
• E-Mail - Wikipedia
  Geschichte, Technik

• Die Hamster-Revolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos von Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burres. Eine Buchbesprechung finden Sie bei changeX
• E-Mail-Nutzung im Unternehmen
  Ergebnisse einer Umfrage von SofTrust Consulting bei deutschen, österreichischen und Schweizer Unternehmen, Mai 2007