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Betriebsprüfung oder Außenprüfung

Letzte Aktualisierung: 14/01/2015 | Selbständigkeit

Definition, Erklärung

Die Betriebsprüfung heißt offiziell Außenprüfung und ist in der Betriebsprüfungsordnung des Bundesministerium der Finanzen geregelt. Sie ist möglich bei

  • Gewerbetreibenden
  • Land- und Forstwirtschaftlichen Betrieben
  • Freiberuflern
  • aber auch bei Privatpersonen, wenn Sie für Rechnung eines Anderen Steuern entrichten, einbehalten oder abführen müssen, oder Unklarheiten bei der Steuererklärung bestehen

Auslöser für Betriebsprüfung:

  • Ihre Lebenshaltungskosten können durch das erzielte Einkommen Ihres Unternehmens nicht gedeckt werden
  • Verluste über mehrere Jahre
  • Änderung der Rechtsform
  • Hohe Einlagen im Betriebsvermögen trotz niedrigem Privatvermögen
  • Erhebliche Steuernachzahlungen durch bereits erfolgte Betriebsprüfungen in der Vergangenheit
  • Sie zahlen wenig oder keine Steuern
  • Ihre Umsätze schwanken sehr stark

Es gibt regelmäßige Außenprüfungen, z.B. bei Großbetrieben jährlich. Daneben wird auch bedarfsorientiert geprüft, wenn das Finanzamt einen Bedarf dazu sieht oder Unregelmäßigkeiten und Unklarheiten feststellt. Darüberhinaus entscheidet ein Losverfahren über die zu prüfenden Unternehmen.

Häufigkeit von Außenprüfungen:

  • Kleinstbetriebe mit jährlichen Umsatzerlösen von maximal 145.000 Euro und maximal 30.000 Euro steuerlichem Gewinn: im Durchschnitt alle 53 Jahre
  • Kleinbetriebe mit jährlichen Umsatzerlösen oberhalb der Größenordnungen eines Kleinstbetriebes: durchschnittlich alle 21 Jahre
  • Mittelbetriebe: durchschnittlich alle 11 Jahre
  • Großbetriebe mit jährlichen Umsatzerlösen von mindestens 6,25 Millionen Euro oder mindestens 244.000 Euro steuerlichem Gewinn (Handelsbetriebe): jährliche Überprüfung

Die Betriebsprüfung umfasst die gesamte steuerliche Buchhaltung. Daneben gibt es noch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Lohnsteuer-Außenprüfung, die nur Teilaspekte wie eben die Umsatzsteuer oder die Lohnsteuer betrifft.

Verfahren:

  • Der Betriebsprüfer meldet sich bei Ihnen 14 Tage vor dem Prüfungstermin an
  • Er kennt bereits die Steuererklärungen des Unternehmens und die abgegebenen Unterlagen, wie Einnahme-Überschussrechnung
  • Die Prüfung findet in den Geschäftsräumen zu der üblichen Geschäftszeit statt, in Ausnahmefällen auch bei dem Steuerberater
  • Die Prüfung kann auch digital erfolgen durch einen Zugriff auf die Buchführungsdaten
  • Die Prüfung wird durch eine Schlussbesprechung abgeschlossen. Hierbei handelt es sich teilweise um eine Verhandlung zwischen dem Betriebsprüfer und Ihnen über die Ergebnisse der Außenprüfung. In dieser Besprechung sollen noch offene, strittige Punkte zum Abschluß gebracht werden. Der Termin wird Ihnen spätestens 1 Woche vorher mitgeteilt. Das Ergebnis der Schlussbesprechung wird im Abschlussbericht dokumentiert

Neben der steuerlichen Betriebsprüfung gibt es noch die Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger. Diese dient dazu, Fälle von Scheinselbständigkeit zu bekämpfen. Sie wird mindestens alle 4 Jahre bei Betrieben durchgeführt.

Tipps, Checkliste

  • Überlegen Sie sich, was der Steuerprüfer fragen könnte und ob und welche Diskussionspunkte vorliegen könnten
  • Entwickeln Sie dafür Antworten
  • Möglicherweise empfiehlt sich eine Selbstanzeige vor der Betriebsprüfung, wenn es offfensichtliche Unrichtigkeiten gibt. Sie verhindern durch die Selbstanzeige ein Strafverfahren und müssen lediglich nachzahlen
  • Nehmen Sie möglicherweise Ihren Steuerberater bei der Betriebsprüfung hinzu. Dies ist allerdings mit zusätzlichen Kosten verbunden
  • Bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung mit Ihrem Steuerberater gut vor, das umfasst z.B. die Aufbereitung der notwendigen Unterlagen
  • Legen Sie Einspruch gegen die geänderten Steuerbescheide ein, wenn Sie nachvollziehbare Einwände gegen die Ergebnisse der Außenprüfung haben. Achten Sie darauf, nicht durch unbegründete Einsprüche, das Finanzamt gegen sich aufzubringen
  • Verlegen Sie den Prüfungstermin nur aus wichtigen Gründen
  • Auch wenn eine Betriebsprüfung unangenehm ist, der Prüfer prüft zugunsten und zuungunsten Ihres Unternehmens
  • Unterstützen Sie den Prüfer und seien Sie kooperativ. Umso eher bringen Sie die Außenprüfung hinter sich
  • Stellen Sie die notwendige Infrastruktur zur Verfügung: Schreibtisch, Telefon, Internet
  • Achten Sie auf eine saubere, nachvollziehbare Buchhaltung
  • Gerne werden die Abrechnungen von Reise- und Bewirtungskosten, Geschenken, Investitionen, Firmenwagen überprüft. Der Zeitraum erstreckt sich in der Regel über 3 Jahre
  • Informieren Sie sich im Vorfeld möglichst auch über branchendurchschnittliche Werte und über Zahlen Ihrer Konkurrenten. Der Prüfer orientiert sich ebenfalls daran und zieht Vergleiche heran
  • Unterscheiden Sie streng nach privaten und geschäftlichen Ausgaben
  • Achten Sie darauf, Ihre Umsätze der (richtigen) Umsatzsteuer zu unterwerfen
  • Wichtig: Wenn der Betriebsprüfer den Verdacht einer Straftat oder Steuerordnungswidrigkeit vermutet, ist er verpflichtet, die zuständigen Straf- und Bußgeldstellen zu informieren

Informationsquellen

Literatur