Büroräume und Geschäftsräume mieten
Definition, Erklärung
Mit der Existenzgründung und dem Aufbau eines Unternehmens stellt sich sehr bald die Frage nach entsprechenden Räumlichkeiten, also nach Büroräumen oder Geschäftsräumen. Nicht jeder bringt die Selbstdisziplin auf, zuhause zu arbeiten, ohne Kollegen in Reichweite. Andere haben wiederum nicht die Möglichkeit, in ihren privaten Räumen ein Büro einzurichten. Oder Kunden müssen empfangen werden. Andererseits bringt das Büro zuhause auch jede Menge Vorteile mit sich: die Wege zur Arbeit reduzieren sich auf ein Minimum und vor allem die Kosten können so niedrig wie möglich gehalten werden. Allerdings verwischen sich auch die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben.
Tipps, Checkliste
- Brauchen Sie tatsächlich ein spezielles Büro oder können Sie sich in Ihrer Wohnung ein Büro einrichten? Wenn das nicht möglich ist, lässt sich ein Büroraum im gleichen Haus anmieten?
- So schön ein autarkes Büro ist, es verursacht immer verhältnismäßig hohe Kosten. Es besteht grundsätzlich aus der Grundmiete und den fälligen Nebenkosten für Heizung, Wasser, Strom, Versicherungen, Liftanlage, Garage usw. Üblicherweise besteht der Vermieter zudem auf Kautionszahlung in Höhe von 2 – 3 Monatsmieten. Aus diesen Gründen sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie in der Startphase Ihres Unternehmens nicht auf ein Büro verzichten können.
- Gerade für die Anfangsphase eignen sich auch Modelle, wie z.B. sich einen Schreibtisch in einer Bürogemeinschaft anzumieten. In Städten wie Berlin gibt es die Möglichkeit, sich einen Schreibtisch für einige Tage pro Monat anzumieten oder auch nur eine Postanschrift mit einigen Stunden im Konferenzraum. Diese Modelle eignen sich besonders für Kreative und Freiberufler. Unter dem Stichwort „Coworking-Haus“ lassen sich diese finden
- Schließen Sie für die Büroräume auf keinen Fall langfristige Mietverträge ab. Es lässt sich schwer abschätzen, wie sich Umsatz, Kosten und Gewinn in den nächsten Jahren entwickeln werden. So manche Miete wurde Unternehmern bereits zum Verhängnis, weil sie aufgrund eines Umsatzeinbruches plötzlich die Miete nicht mehr bezahlen konnten und deshalb in die Insolvenz gehen mussten. Schließen Sie lieber kurzfristige Mietverträge über 2 bis 3 Jahre ab mit der Option auf Verlängerung, auch wenn Sie dafür etwas mehr bezahlen müssen als für langfristige Verträge.
- Besteht die Möglichkeit, kurzfristig aus einem Mietvertrag auszusteigen? Gerade bei längeren Leerständen ist der Vermieter evt. bereit, besondere Klauseln im Mietvertrag zu vereinbaren.
- Abhängig von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrem Gewerbe sollten Sie sich vor der konkreten Suche nach geeigneten Büroräumen genau überlegen, was Sie brauchen: Sind Lagerräume nötig? Müssen die Räume repräsentativ sein oder lassen sich Besprechungen mit Kunden auch beim Kunden vor Ort oder im Cafe gegenüber führen? Werden Parkplätze benötigt oder fahren Ihre Kunden eher mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Suchen Sie den Austausch mit Anderen aus Ihrer Branche? Wo sind Ihre Kunden? Verteilt oder konzentriert auf definierbare Standorte? Sind Ihre Kunden gewillt, auch längere Anfahrtswege in Kauf zu nehmen? Wird eine spezielle Infrastruktur benötigt, z.B. sehr schnelle Datenanschlüsse, oder auch eine gute Autobahn- oder Zugverbindung? Brauchen Sie spezielle Dienstleister, die möglichst in der Nähe liegen sollten? Rechnen Sie mit Expansion und daher mit der Notwendigkeit, weitere Räume in absehbarer Zeit zu benötigen? Was benötigen Sie an Räumen und wie groß sollten diese sein? Wie müssen die Räume ausgestattet sein (Lichtverhältnisse, Belüftung, Raumhöhe, Garderoben, Empfang, Toiletten, Warteraum, usw.)? Sind Vorschriften des Arbeitsschutzes, der Arbeitsstättenverordnung oder anderer Verordnungen zu berücksichtigen?
- Denken Sie bei Ihren Planungen auch an Fluchtwege.